Este Acuerdo regula el tratamiento de datos personales de pacientes que el Profesional registra en las herramientas de la Plataforma. No regula los datos de la cuenta del propio Profesional ni los de las reservas: respecto de esos, Clinix es responsable y rige la Política de Privacidad.
Responsable del tratamiento: el Profesional de la salud titular de la cuenta. Es quien decide qué datos de sus pacientes registra, con qué finalidad y por cuánto tiempo, y quien responde ante ellos y ante la autoridad.
Encargado del tratamiento: Bulk Machines SpA, RUT 78.219.965-K, con domicilio en Los Militares 5620, Of. 905, Las Condes, Santiago de Chile, que opera la plataforma Clinix (en adelante, "Clinix").
Este Acuerdo se entiende celebrado al aceptar los Términos y Condiciones y se mantiene vigente mientras la cuenta del Profesional exista y conserve datos de pacientes.
Clinix trata los datos de pacientes con la única finalidad de prestar al Profesional las funcionalidades que éste utiliza: agenda de citas, fichas, presupuestos, cobro de las prestaciones que el Profesional decida cobrar a través de la Plataforma, y las comunicaciones asociadas a esas funciones.
Las operaciones comprendidas son el alojamiento, la conservación, la organización, la consulta, la modificación y la supresión de esos datos por instrucción del Profesional.
Dónde termina este encargo. Cuando el paciente paga a través de la Plataforma, Clinix trata además los datos estrictamente necesarios para ejecutar y acreditar ese pago: identificación del pagador, monto, medio de pago, estado y trazabilidad de la transacción. Respecto de esos datos Clinix actúa como responsable y no como encargado, porque los trata para cumplir obligaciones propias —ejecutar el mandato de recaudación de la Sección 3.10 de los Términos y Condiciones, conservar el respaldo contable y tributario que la ley le exige, y prevenir el fraude—. Ese tratamiento se rige por la Política de Privacidad y no por este Acuerdo.
El límite opera en los dos sentidos. Clinix no utiliza los datos de pago para inferir, deducir ni enriquecer información de salud del paciente, y el hecho de que una prestación tenga nombre no convierte su registro de pago en un dato de acceso general dentro de la Plataforma. A la inversa, los datos de salud que el Profesional registre no se incorporan a los registros de pago ni se comunican al medio de pago.
Titulares: los pacientes del Profesional.
Categorías de datos: datos de identificación y contacto del paciente, y aquellos datos relativos a su salud que el Profesional decida registrar. Estos últimos son datos personales sensibles conforme a la Ley N° 21.719 y reciben el tratamiento reforzado de la sección 6.
El Profesional se obliga a no registrar en la Plataforma más datos de los necesarios para la finalidad declarada.
Datos que escribe el propio paciente. Al pedir una hora en la página pública del Profesional, el paciente completa un formulario con su nombre y datos de contacto y, de forma opcional, un mensaje dirigido al Profesional. Ese formulario advierte que no es una ficha clínica y pide no incluir antecedentes de salud, pero el campo es de texto libre y el paciente puede escribir en él lo que quiera. Cuando eso ocurre, el contenido queda sujeto a este Acuerdo desde su ingreso, y el Profesional es su responsable desde el momento en que la solicitud le es dirigida. Clinix lo trata con las medidas reforzadas de la sección 6, no lo utiliza para ninguna finalidad propia y lo suprime junto con la cita conforme a la sección 11.
Registro de ingreso a la videollamada. Cuando el Profesional guarda el enlace de su sala de videollamada y él o su paciente entran a una hora online por el botón de Clinix, Clinix anota la fecha y hora del primer ingreso de cada uno, por cuenta del Profesional y como constancia de la atención. Ese registro queda sujeto a este Acuerdo, no se usa para ninguna finalidad propia de Clinix y se suprime junto con la cita conforme a la sección 11. Si el Profesional atiende en su propia sala, Clinix no aloja, no graba ni accede al contenido de la videollamada.
Sala de Clinix y consultas grabadas. Si el Profesional atiende en la sala de videollamada de Clinix o usa el transcriptor (cláusula 3.19 de los Términos y Condiciones), Clinix trata por su cuenta: la transmisión de la videollamada, que no se graba salvo lo que sigue; el audio de la consulta, cuando el paciente aceptó la grabación; su transcripción; y la propuesta de nota que se redacta a partir de ella. Son datos personales sensibles. Clinix los usa con la sola finalidad de entregarle al Profesional la transcripción y la propuesta, no los usa para ningún fin propio —ni estadísticas, ni publicidad, ni entrenamiento de sistemas— y los suprime en los plazos de la sección 11. Lo que el Profesional guarda en la ficha es una anotación suya, sujeta a las reglas de la ficha clínica.
Clinix aplica, como mínimo:
Las medidas pueden evolucionar; cualquier cambio mantendrá un nivel de protección equivalente o superior.
Si Clinix toma conocimiento de una violación de seguridad que afecte datos de pacientes, lo comunicará al Profesional sin dilación indebida y, a más tardar, dentro de las 72 horas siguientes a su conocimiento, con la información de que disponga: naturaleza del incidente, categorías y volumen aproximado de datos y titulares afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas o propuestas.
La notificación a la Agencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los pacientes afectados, es obligación del Profesional en su calidad de responsable. Clinix le prestará la asistencia razonable que requiera para cumplirla.
Los pacientes ejercen sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y bloqueo ante el Profesional, que es su responsable.
Si un paciente dirige una solicitud a Clinix, ésta no será respondida directamente: se remitirá al Profesional sin dilación indebida, informando al paciente de que su interlocutor es el Profesional. Clinix pondrá a disposición del Profesional las funciones técnicas necesarias para atenderla.
El Profesional autoriza de forma general a Clinix a recurrir a subencargados para la prestación del servicio, en las siguientes categorías, que son las mismas declaradas en la sección 6 de la Política de Privacidad:
Clinix impone a cada subencargado, por escrito, obligaciones de protección de datos no menos exigentes que las de este Acuerdo, y responde ante el Profesional por su actuación.
Clinix informará con al menos treinta (30) días corridos de anticipación cualquier incorporación o sustitución de subencargado. Dentro de ese plazo el Profesional puede oponerse por motivos razonables y fundados relativos a la protección de datos; si la objeción no puede resolverse, el Profesional puede poner término al servicio respecto de las funcionalidades afectadas, sin costo ni penalidad y con derecho a la restitución de sus datos conforme a la sección 11.
Algunos subencargados de infraestructura operan fuera de Chile, por lo que ciertos datos pueden ser objeto de transferencia internacional. En esos casos Clinix adopta los resguardos exigidos por la Ley N° 21.719 para asegurar un nivel adecuado de protección, mediante cláusulas contractuales u otras garantías admitidas por la normativa. Los subencargados de videollamada y transcripción de la sección 9 operan en Estados Unidos.
Clinix conserva los datos de pacientes mientras el Profesional los mantenga en la Plataforma y según sus instrucciones, conforme al plazo declarado en la sección 8 de la Política de Privacidad.
Consultas grabadas. El audio se suprime apenas existe la transcripción y, si ésta no llega a hacerse, a las veinticuatro (24) horas. La transcripción y la propuesta de nota se suprimen a los treinta (30) días, o antes si el Profesional la descarta. Lo que el Profesional guardó en la ficha sigue la regla de la ficha clínica del párrafo siguiente.
La ficha clínica es la excepción, y opera por sobre las instrucciones del Profesional. El artículo 12 de la Ley N° 20.584 obliga a conservar la ficha por quince (15) años desde su última anotación. Durante ese plazo la Plataforma no elimina ni modifica anotaciones, tampoco si el Profesional lo solicita: una corrección se registra como una anotación nueva que deja a la vista la corregida, y archivar una ficha la retira del listado sin suprimirla. Esta limitación existe para proteger al Profesional, que es quien responde por esa conservación, y al paciente, cuyo derecho a obtener copia —artículo 13— no puede quedar sujeto a una supresión posterior.
Por la misma razón, el acceso del Profesional a las fichas que él escribió no queda condicionado al plan que tenga contratado. Un plan de pago puede habilitar la escritura de anotaciones nuevas; la lectura y la exportación de lo ya registrado están disponibles en todo momento, incluso tras una baja de plan, para que el Profesional pueda cumplir las obligaciones que la ley le impone a él.
Al término de la relación, o cuando el Profesional lo solicite, Clinix devolverá los datos de pacientes en un formato estructurado y de uso común y los suprimirá de sus sistemas activos, salvo que una norma legal obligue a conservarlos. La supresión de los respaldos ocurre en el ciclo de rotación de éstos.
Cierre de la cuenta. Si el Profesional cierra su cuenta teniendo fichas clínicas, la cuenta deja de estar accesible, pero las fichas no se suprimen: se conservan bloqueadas, sin acceso de terceros, hasta que venza el plazo de quince años de cada una, porque esa conservación es una obligación legal del Profesional que Clinix cumple por su cuenta. Durante todo ese plazo el Profesional, o quien acredite actuar por él, puede pedir a soporte@clinix.cl la devolución de sus fichas en un formato estructurado y de uso común. Los demás datos de pacientes que no estén sujetos a una obligación de conservación se suprimen dentro de los treinta (30) días corridos siguientes al cierre, salvo que el Profesional pida antes su devolución.
Clinix pondrá a disposición del Profesional la información razonablemente necesaria para acreditar el cumplimiento de este Acuerdo. El Profesional puede solicitar, con aviso previo de treinta (30) días y a su costo, una auditoría por un tercero independiente sujeto a confidencialidad, no más de una vez al año salvo requerimiento de la autoridad o violación de seguridad acreditada. La auditoría se realizará en horario hábil y sin afectar la operación ni la confidencialidad de datos de otros usuarios de la Plataforma.
Cada parte responde por el incumplimiento de las obligaciones que este Acuerdo le impone. La responsabilidad de Clinix se rige por los límites establecidos en la Sección 12 de los Términos y Condiciones, sin que ello afecte los derechos que la ley reconoce a los pacientes frente al responsable.
Este Acuerdo rige mientras Clinix trate datos de pacientes por cuenta del Profesional, y sus obligaciones de confidencialidad y seguridad subsisten tras su término respecto de los datos que aún conserve.
Las modificaciones se comunicarán con la anticipación establecida en la Sección 18 de los Términos y Condiciones. Si una modificación reduce sustancialmente las garantías de protección de datos, el Profesional puede poner término al servicio sin costo dentro del período de aviso.
Este Acuerdo se rige por la ley chilena, en especial por la Ley N° 21.719 y, en lo aplicable, por la Ley N° 19.628. En caso de contradicción entre este Acuerdo y los Términos y Condiciones respecto del tratamiento de datos de pacientes, prevalece este Acuerdo.